Politica de confidențialitate

Cum protejăm datele dumneavoastră personale

Ultima actualizare: 18 februarie 2026

1. Introducere

Emilia Accountancy Ltd („noi", „nostru/noastră", „compania"), este o societate înregistrată în Regatul Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord (Nr. Companie 09941485), cu sediul la Peel House, 34-44 London Road Office 203, London SM4 5BT.

Această politică de confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm datele dumneavoastră personale atunci când vizitați sau utilizați site-ul nostru www.emiliaaccountancy.uk sau când beneficiați de serviciile noastre de contabilitate.

Vă rugăm să citiți cu atenție această politică. Prin utilizarea site-ului nostru sau a serviciilor noastre, confirmați că ați luat la cunoștință practicile descrise în acest document.

2. Operatorul de date

Operatorul de date cu caracter personal este:

  • Companie: Emilia Accountancy Ltd
  • Nr. Companie: 09941485
  • Responsabil protecția datelor: Emilia Vladu
  • Email: office@emiliaaccountancy.uk
  • Adresă: Peel House, 34-44 London Road Office 203, London SM4 5BT
  • Telefon: +44 7743 730 333
  • Înregistrare ICO: ZA185532

3. Legislația pe care o respectăm

Prelucrăm datele personale în conformitate cu următoarele reglementări:

  • UK GDPR (Regulamentul General privind Protecția Datelor din Regatul Unit)
  • Data Protection Act 2018 (Legea Protecției Datelor din 2018)
  • Privacy and Electronic Communications Regulations - PECR (Reglementările privind Confidențialitatea și Comunicațiile Electronice)
  • EU GDPR (acolo unde este aplicabil)
  • Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds (Information on the Payer) Regulations 2017 (Reglementări privind combaterea spălării banilor)
  • Proceeds of Crime Act 2002 (Legea privind produsele infracțiunilor)

4. Ce date colectăm

Colectăm următoarele categorii de date personale:

Prin site-ul web

Formulare de contact

  • Nume, adresă de email, număr de telefon, mesaj

Înregistrare UTR

  • Nume, număr de telefon, adresă de email, tipul activității, data de început

Solicitări pentru servicii

  • Nume, adresă de email, număr de telefon, câmpuri specifice serviciului solicitat

Programări online

  • Nume, adresă de email, număr de telefon, serviciul selectat, data și ora programării (procesate prin SimplyBook.it)

Prin serviciile de contabilitate

Când beneficiați de serviciile noastre de contabilitate, putem colecta și prelucra:

  • Nume complet, data nașterii, adresă
  • Număr de asigurări naționale (NI Number)
  • Unique Taxpayer Reference (UTR)
  • Documente de identitate (pașaport, permis de conducere) - necesar conform reglementărilor AML
  • Extrase bancare și înregistrări financiare
  • Informații fiscale și declarații fiscale
  • Detalii despre angajare și venituri
  • Număr de companie și informații despre directori (pentru societăți cu răspundere limitată)
  • Numere de înregistrare TVA
  • Informații despre statul de plată și angajați (pentru servicii de salarizare)

Date tehnice colectate automat

  • Adresă IP, tipul browserului, paginile vizitate (colectate prin Google Analytics, doar pe baza consimțământului)
  • Date de verificare anti-bot (Cloudflare Turnstile) - nu include date personale identificabile
  • Cookie-uri - vă rugăm să consultați politica noastră de cookie-uri pentru detalii complete

5. Cum colectăm datele dumneavoastră

Colectăm datele personale prin următoarele modalități:

  • Direct de la dumneavoastră - atunci când completați formulare pe site-ul nostru, ne contactați prin email sau telefon, efectuați o programare, sau ne furnizați documentele necesare pentru serviciile de contabilitate
  • De la terți - HMRC (în legătură cu afacerile fiscale ale dumneavoastră), Companies House, banca dumneavoastră (cu permisiunea dumneavoastră)
  • Automat - prin cookie-uri și instrumente de analiză atunci când navigați pe site-ul nostru (doar pe baza consimțământului)

6. De ce prelucrăm datele dumneavoastră

Prelucrăm datele dumneavoastră personale în următoarele scopuri și pe baza următoarelor temeiuri juridice:

Scopul Temeiul juridic
Răspunsul la solicitări Interes legitim (Art. 6(1)(f))
Procesarea cererilor de servicii și furnizarea serviciilor de contabilitate Executarea contractului (Art. 6(1)(b))
Pregătirea și depunerea declarațiilor fiscale la HMRC Executarea contractului (Art. 6(1)(b)) și obligație legală (Art. 6(1)(c))
Conformitatea cu reglementările anti-spălare a banilor (AML) Obligație legală (Art. 6(1)(c))
Trimiterea notificărilor legate de servicii Interes legitim (Art. 6(1)(f))
Analiza site-ului web Consimțământ (Art. 6(1)(a)) - prin bannerul de cookie-uri
Securitatea și performanța site-ului Interes legitim (Art. 6(1)(f))
Protecția anti-bot și anti-spam (Cloudflare Turnstile) Interes legitim (Art. 6(1)(f))

7. Obligații profesionale și de reglementare

Ca firmă de contabilitate, suntem supuși unor obligații legale și profesionale care impun colectarea și păstrarea anumitor date personale:

Anti-spălarea banilor (AML)

Conform Money Laundering Regulations 2017 și Proceeds of Crime Act 2002, avem obligația legală de a:

  • Verifica identitatea clienților (Customer Due Diligence - CDD) înainte de a furniza servicii
  • Păstra copii ale documentelor de identitate și dovezilor de adresă
  • Monitoriza tranzacțiile pentru activități suspecte
  • Raporta activitățile suspecte către National Crime Agency (NCA) atunci când este cazul
  • Păstra înregistrările CDD timp de cel puțin 5 ani după încheierea relației de afaceri

Important: Legislația ne interzice să vă informăm dacă a fost făcut un raport de activitate suspectă (tipping off).

Obligații fiscale

Suntem obligați să depunem informații la HMRC în numele dumneavoastră, inclusiv declarații fiscale pentru persoane fizice (Self Assessment), declarații de impozit pe profit (Corporation Tax), declarații de TVA și informații PAYE/NIC pentru angajați.

Organisme profesionale

Suntem membri ai Institute of Certified Public Accountants (ICPA) și CPAA. Aceste organisme ne pot solicita accesul la dosarele clienților în cadrul verificărilor de calitate și conformitate.

8. Cu cine partajăm datele dumneavoastră

Putem partaja datele dumneavoastră cu următoarele părți:

Autorități și organisme de reglementare

  • HM Revenue & Customs (HMRC) - pentru depunerea declarațiilor fiscale și conformitate
  • Companies House - pentru depunerea conturilor anuale și declarațiilor
  • National Crime Agency (NCA) - dacă legislația AML ne impune acest lucru
  • ICPA / CPAA - în cadrul verificărilor profesionale de calitate

Furnizori de servicii tehnice

Furnizor Scop Date prelucrate
Google Analytics Analiza traficului pe site (doar cu consimțământul dvs.) Adresă IP anonimizată, comportament de navigare
Google Tag Manager Gestionarea scripturilor de analiză Date de consimțământ
Cloudflare CDN, protecție DDoS și securitatea site-ului Adresă IP, metadata solicitărilor
Cloudflare Turnstile Protecție anti-bot pentru formulare Metadata browserului (fără date personale identificabile)
SimplyBook.it Sistem de programări online Nume, email, telefon, detalii programare
Trustpilot Afișarea recenziilor clienților Recenzii publice (niciun transfer de date de la noi)
Gmail API (Google) Trimiterea notificărilor prin email Adresă email, conținut mesaj

Nu vindem datele dumneavoastră personale nimănui.

9. Transferuri internaționale de date

Unii dintre furnizorii noștri de servicii (Google, Cloudflare, SimplyBook.it) pot transfera date în afara Regatului Unit. În aceste cazuri, ne asigurăm că sunt implementate măsuri de protecție adecvate:

  • Decizii de adecvare ale Regatului Unit
  • Clauze contractuale standard (SCC-uri)
  • Alte măsuri echivalente de protecție

10. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră

Tipul datelor Perioada de păstrare Motiv
Dosarele clienților de contabilitate Minimum 6 ani de la încheierea relației Obligații fiscale HMRC și bune practici profesionale
Documente AML/CDD (verificare identitate) Minimum 5 ani de la încheierea relației Money Laundering Regulations 2017
Declarații fiscale și documente justificative Minimum 6 ani (persoane fizice) / 6 ani (companii) HMRC poate solicita verificări în această perioadă
Trimiteri din formulare (site web) 2 ani Gestionarea solicitărilor
Date de analiză 14 luni (setarea implicită Google) Îmbunătățirea site-ului
Jurnale de email 1 an Monitorizare livrare
Cookie-uri Consultați politica de cookie-uri Variabil după tip

La expirarea perioadei de păstrare, datele sunt șterse în siguranță sau anonimizate ireversibil.

11. Securitatea datelor

Am implementat măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele dumneavoastră personale:

  • Criptare SSL/TLS pentru toate comunicațiile site-ului
  • Protecție Cloudflare împotriva atacurilor DDoS și a accesului neautorizat
  • Verificare Cloudflare Turnstile pentru prevenirea trimiterii automate a formularelor
  • Antete de securitate (Content Security Policy, X-Frame-Options, HSTS)
  • Acces restricționat la datele clienților doar personalului autorizat
  • Comunicații criptate cu HMRC prin canale oficiale
  • Revizuiri periodice de securitate și actualizări ale software-ului

12. Drepturile dumneavoastră

Conform legislației privind protecția datelor, aveți următoarele drepturi:

Dreptul Ce înseamnă
Dreptul de acces Puteți solicita o copie a datelor personale pe care le deținem despre dumneavoastră.
Dreptul la rectificare Puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.
Dreptul la ștergere Puteți solicita ștergerea datelor dumneavoastră personale în anumite circumstanțe. Rețineți că nu putem șterge datele pe care suntem obligați legal să le păstrăm (de ex. dosarele AML, documentele fiscale).
Dreptul la restricționare Puteți solicita limitarea prelucrării datelor dumneavoastră în anumite situații.
Dreptul la portabilitate Puteți solicita transferul datelor dumneavoastră către un alt furnizor de servicii într-un format structurat.
Dreptul la opoziție Puteți obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastră în anumite circumstanțe, inclusiv la marketing direct.
Dreptul de a retrage consimțământul Acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ (de ex. cookie-uri analitice), îl puteți retrage oricând prin setările cookie-urilor sau contactându-ne direct.

Limitări importante: Anumite drepturi pot fi limitate atunci când avem obligații legale de a păstra datele dumneavoastră (de exemplu, în conformitate cu reglementările AML sau cerințele HMRC). Vă vom informa dacă o astfel de limitare se aplică.

13. Cum să vă exercitați drepturile

Pentru a vă exercita oricare dintre drepturile de mai sus, vă rugăm să ne contactați:

Este posibil să fie necesară verificarea identității dumneavoastră înainte de procesarea cererii. Vom răspunde în termen de o lună de la primirea solicitării. Dacă cererea este complexă, putem prelungi acest termen cu două luni suplimentare, dar vă vom informa în acest sens.

14. Confidențialitatea minorilor

Serviciile noastre nu sunt destinate persoanelor sub 16 ani. Nu colectăm cu bună știință date personale de la copii. Dacă aflăm că am colectat date de la un minor, le vom șterge cât mai curând posibil.

15. Plângeri

Dacă nu sunteți mulțumit(ă) de modul în care gestionăm datele dumneavoastră personale, aveți dreptul de a depune o plângere la Information Commissioner's Office (ICO):

Vă recomandăm să ne contactați mai întâi pentru a încerca să rezolvăm problema înainte de a sesiza ICO.

16. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică de confidențialitate periodic. Data ultimei actualizări este indicată în partea de sus a paginii. În cazul unor modificări semnificative, vom depune eforturi rezonabile pentru a vă informa.

17. Contactați-ne

Dacă aveți întrebări cu privire la această politică de confidențialitate sau la practicile noastre de protecție a datelor, ne puteți contacta: